Постановление администрации Знаменского района Тамбовской области от 09.01.2013 N 2 "Об утверждении Регламента администрации района"
ТАМБОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗНАМЕНСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 января 2013 г. № 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
В целях приведения деятельности администрации района в соответствие с действующим законодательством, руководствуясь Уставом Знаменского района Тамбовской области, администрация района постановляет:
1. Утвердить Регламент администрации района согласно приложению.
2. Первому заместителю главы администрации района, заместителям главы администрации района, помощнику главы администрации района, управляющему делами администрации района, начальникам отделов администрации района принять к исполнению Регламент администрации района и обеспечить его исполнение.
3. Признать утратившим силу Постановление администрации района от 28.04.2008 № 270 "Об утверждении регламента администрации района".
4. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района Т.В.Зимину.
Глава администрации района
Ю.А.Рогачев
Приложение
Утвержден
Постановлением
администрации Знаменского района
от 09.01.2013 № 2
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент администрации района (далее по тексту - Регламент) устанавливает основные правила организации деятельности администрации района по реализации полномочий в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом района, отдельных государственных полномочий, переданных Федеральными законами и законами Тамбовской области.
1.2. Регламент определяет порядок организации работы главы администрации района, заместителей главы администрации района, помощника главы администрации района, управляющего делами администрации района, структурных подразделений администрации района; порядок организации и проведения заседаний коллегии администрации района; порядок подготовки и оформления муниципальных правовых актов, постановлений и распоряжений главы администрации района; порядок организации контроля за исполнением документов и поручений главы администрации района; порядок организации работы с письменными и устными обращениями граждан.
1.3. Порядок организации работы со служебной документацией определяется Инструкцией по работе с документами в администрации района и ее структурных подразделениях (далее - Инструкция), а со служебными документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, - Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
1.4. Порядок организации работы по представлению интересов администрации района в судах общей юрисдикции и арбитражных судах устанавливается распоряжением главы администрации района.
1.5. Настоящий Регламент утверждается постановлением главы администрации района.
Соблюдение данного Регламента обязательно для каждого работника администрации района.
2. Глава администрации района
2.1. Глава администрации района является должностным лицом администрации Знаменского района. В соответствии с Уставом района наделен собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Возглавляет, руководит деятельностью администрации района на принципах единоначалия, несет ответственность за деятельность администрации района по решению вопросов местного значения и исполнению отдельных государственных полномочий.
2.2. Глава администрации района назначает и освобождает от должности в порядке, предусмотренном законодательством, заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, руководителей муниципальных бюджетных и казенных учреждений, иных работников администрации района и решает вопросы применения к ним поощрения и дисциплинарной ответственности. Первый заместитель главы администрации района назначается на должность главой администрации района по согласованию с районным Советом народных депутатов. Помощник главы администрации района назначается на должность главой администрации района по срочному трудовому договору на срок полномочий главы администрации района.
2.3. Глава администрации района назначается на должность по контракту на конкурсной основе на срок полномочий Знаменского районного Совета народных депутатов. Решение о назначении главы администрации района принимается Знаменским районным Советов народных депутатов.
2.4. В случае отсутствия главы администрации района или невозможности исполнения им своих полномочий его обязанности исполняет первый заместитель главы администрации района.
3. Администрация района
3.1. Администрация района - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления района, осуществляющий свои полномочия в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, Уставом района, муниципальными нормативными правовыми актами, решением районного Совета народных депутатов, постановлениями и распоряжениями администрации района.
3.2. Администрация района является юридическим лицом, имеет свою гербовую печать, штампы, бланки со своим наименованием, самостоятельный баланс, расчетные счета, осуществляет в соответствии с федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Тамбовской области и Знаменского района имущественные и неимущественные права, несет обязанности и может выступать истцом и ответчиком в суде.
3.3. В структуру администрации района входят:
глава администрации района;
первый заместитель главы администрации района;
помощник главы администрации района;
заместители главы администрации района;
управляющий делами администрации района;
отделы администрации района.
3.4. Структура администрации района формируется главой администрации района в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами области, Уставом района и утверждается районным Советом народных депутатов.
4. Распределение обязанностей
4.1. Глава администрации района, приступив к осуществлению своих полномочий, в двухмесячный срок принимает организационное решение о структуре администрации района и схеме управления районом, утверждает распределение обязанностей между заместителями главы администрации района, управляющим делами.
4.2. Руководители структурных подразделений администрации района в месячный срок разрабатывают положения о структурных подразделениях администрации района, должностные обязанности сотрудников, согласовывают их с соответствующими заместителями главы администрации района, управляющим делами и представляют на утверждение главе администрации района. Положения о структурных подразделениях администрации района, изменения и дополнения к ним утверждаются распоряжениями главы администрации района.
4.3. Структурные подразделения администрации района осуществляют свои обязанности в соответствии с положениями о структурных подразделениях, в которых определяются задачи, функции, права, обязанности, порядок их деятельности.
5. Планирование работы администрации района
5.1. Планирование работы администрации района осуществляется в целях обеспечения реализации мероприятий по решению вопросов местного значения, реализации планов социально-экономического развития района и включает вопросы практической реализации Федеральных законов, Указов Правительства Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, Законов Тамбовской области.
5.2. Работа администрации района строится на основе перспективного годового и ежемесячных планов.
Формирование планов осуществляет управляющий делами администрации района и отдел организационной работы и информатизации администрации района на основании поручений главы администрации района, предложений заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений, глав сельсоветов, поссовета, руководителей муниципальных учреждений, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, общественности.
Все предложения согласовываются с заместителями главы администрации района, в соответствии с распределением обязанностей, и представляются в отдел организационной работы и информатизации не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
5.3. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планами администрации района, не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение главы администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений информируют об этом главу администрации района не менее чем за три дня до намеченного срока для его продления.
Глава администрации района рассматривает предложения об изменении или уточнении планов и принимает решение об их утверждении или отклонении.
5.4. Годовой план работы администрации района (далее по тексту - план) должен содержать основные направления деятельности, анализ проблем, их нормативно-правовое решение, контроль и проверку исполнения. В план включаются вопросы, рассматриваемые на коллегии администрации района, вопросы, выносимые на рассмотрение совещаний при главе администрации района.
5.5. Проект плана отдел организационной работы и информатизации администрации района представляет не позднее 27-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду, на утверждение главе администрации района.
5.6. Утвержденный перспективный и годовой план обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями администрации района в соответствии с их компетенцией.
5.7. Контроль за выполнением планов осуществляется управляющим делами администрации района и отделом организационной работы и информатизации администрации района.
5.8. Планы работы структурных подразделений администрации района состоят из разделов:
вопросы, вносимые на рассмотрение районного Совета народных депутатов;
вопросы, вносимые на рассмотрение Коллегии администрации района;
вопросы для подготовки проектов постановлений и распоряжений главы администрации района;
вопросы, вносимые на совещания при главе администрации района и заместителях главы администрации района;
организационные мероприятия (семинары, совещания, встречи, заседания комиссий, конференции и т.д.);
культурно-массовые мероприятия;
информационные встречи с населением;
выступления в средствах массовой информации;
контроль за исполнением распорядительных документов;
проведение контрольных проверок.
5.9. Мероприятия и вопросы, включенные в планы работы, должны излагаться с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, места проведения.
6. Порядок проведения совещаний, семинаров, организации
приема граждан и других мероприятий
6.1. В целях упорядочения режима работы администрации района и координации деятельности структурных подразделений администрации района устанавливается единый порядок проведения совещаний, семинаров, приема граждан и других мероприятий:
каждый понедельник 10.00 - Прием граждан по личным вопросам главой
месяца 13.00 администрации района
первый понедельник 14.00 Совещание с руководителями федеральных
месяца структур района
второй понедельник 10.00 Совещание при главе администрации района
месяца
первый вторник месяца 9.00 - День администрации района на территории
13.00 сельсоветов, поссовета
вторая среда месяца 16.00 Проведение семинаров с муниципальными
служащими администрации района
четвертая среда месяца 10.00 Проведение семинаров с работниками
администраций сельсоветов, поссовета
второй четверг месяца 10.00 Заседания комиссий при администрации
района
третий четверг месяца 10.00 Заседания Коллегии администрации района
четвертый четверг 10.00 Заседания районного Совета народных
месяца депутатов
еженедельно: 14.00 Прием граждан по личным вопросам
среда, четверг, пятница заместителями главы администрации района
еженедельно по пятницам - Проведение торжественных и других
массовых мероприятий
6.2. Руководители структурных подразделений администрации района ведут прием граждан по личным вопросам еженедельно в соответствии с графиками структурных подразделений.
6.3. Совещания, семинары и другие мероприятия в администрации района с приглашением руководителей любого уровня проводятся в соответствии с планами работы.
6.4. При проведении совещаний, заседаний в администрации района ведется протокол. Ответственность за ведение протоколов, а также оперативный контроль за выполнением принятых решений и поручений осуществляет управляющий делами администрации района и отдел организационной работы и информатизации администрации района.
При администрации района создаются комиссии, которые, как правило, возглавляют заместители главы администрации района.
Секретарь комиссии ведет протоколы заседаний комиссий, а также осуществляет контроль за выполнением решений и поручений.
6.5. С целью оценки социально-экономической ситуации района, своевременного принятия управленческих решений в администрации района проводятся совещания при главе администрации района по подведению итогов социально-экономического развития района.
6.6. Доклад по общей оценке социально-экономической ситуации в районе, проект решения совещания при главе администрации района подготавливает заместитель главы администрации района, курирующий вопросы экономики и муниципальной собственности, и в срок, не позднее чем за три рабочих дня до совещания, предоставляет главе администрации района.
6.7. Количественный и персональный состав участников совещания определяет управляющий делами администрации района по согласованию с главой администрации района и не менее чем за три рабочих дня до начала совещания предоставляет в отдел организационной работы и информатизации администрации района.
Количественный и персональный состав выступающих на совещании, структуру и содержание их выступлений, оповещение выступающих о дате, времени и месте проведения районного совещания, а также оповещение участников совещания о дате, времени и месте проведения совещания обеспечивает отдел организационной работы и информатизации администрации района.
6.8. Ведение и оформление протоколов совещаний при главе администрации района обеспечивает отдел организационной работы и информатизации администрации района, по согласованию с заместителем главы администрации района, курирующим данное направление.
Протокол оформляется в течение 10 дней после проведения районного совещания.
7. Заседания Коллегии
7.1. В целях всестороннего предварительного обсуждения наиболее важных вопросов при администрации района образуется Коллегия.
Коллегия образуется постановлением главы администрации района и является совещательным органом. Состав Коллегии утверждается постановлением главы администрации района.
7.2. Деятельность Коллегии организуется в соответствии с Положением о Коллегии, утвержденным главой администрации района.
7.3. Заседания Коллегии являются основной организационно-правовой формой ее деятельности.
День проведения заседаний коллегии - третий четверг месяца.
7.4. Вопросы для обсуждения на заседаниях Коллегии вносятся заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района, структурными подразделениями администрации района, руководителями федеральных и государственных структур, муниципальных учреждений района.
7.5. Ответственные за подготовку вопроса на заседание Коллегии за 3 дня представляют в отдел организационной работы и информатизации администрации района полностью подготовленные и завизированные документы: справку (доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу; проект постановления главы администрации района с листом согласования; список лиц, приглашенных на заседание Коллегии.
7.6. Проект решения Коллегии и материалы, представленные на заседание Коллегии, предварительно обсуждаются в соответствующих структурных подразделениях; с проектом знакомятся должностные лица, ответственные за исполнение. Их замечания, разногласия, предложения прилагаются к проекту решения Коллегии.
Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения Коллегией.
7.7. Документы, представленные на заседание Коллегии, за 3 дня до ее заседания передаются начальником отдела организационной работы и информатизации управляющему делами администрации района для предоставления главе администрации района.
7.8. Рассмотренные главой администрации района материалы предстоящей Коллегии передаются в отдел организационной работы и информатизации администрации района, который знакомит с замечаниями и поправками, внесенными главой администрации района, ответственных за подготовку вопросов на заседание Коллегии.
7.9. Отдел организационной работы и информатизации администрации района после внесения в проект решения Коллегии поправок главы администрации района (если таковые имеются) тиражирует материалы Коллегии для членов Коллегии и приглашенных по рассматриваемому вопросу. Не менее чем за два рабочих дня до заседания материалы Коллегии вручаются для ознакомления членам Коллегии и другим заинтересованным лицам.
7.10. Повестка заседания Коллегии формируется отделом организационной работы и информатизации администрации района в соответствии с Планом работы администрации района не позднее чем за три дня до заседания.
7.11. О дате, времени и месте проведения Коллегии члены Коллегии оповещаются отделом организационной работы и информатизации администрации района.
В заседаниях Коллегии могут участвовать депутаты районного Совета народных депутатов и депутаты областной Думы.
На заседания Коллегии по решению главы администрации района или предложению членов Коллегии приглашаются для отчетов, сообщений и обмена мнениями по рассматриваемым вопросам руководители структурных подразделений администрации района, главы сельсоветов, поссовета, руководители федеральных и государственных структур, предприятий, организаций и учреждений района.
Приглашенные на заседания Коллегии по конкретному вопросу оповещаются о дате, времени и месте проведения Коллегии отделом организационной работы и информатизации администрации района. Регистрацию приглашенных осуществляет также отдел организационной работы и информатизации администрации района.
7.12. Внеочередные заседания Коллегии созываются главой администрации района по его инициативе, по предложению заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района или руководителей структурных подразделений администрации района.
Предложения о созыве внеочередного заседания Коллегии направляются главе администрации района в письменном виде с указанием вопросов, предлагаемых к включению в повестку дня заседания Коллегии, и обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.
Дату внеочередного заседания Коллегии назначает глава администрации района не раньше чем через 5 дней с момента поступления предложения.
Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном заседании Коллегии осуществляется в том же порядке, как и подготовка плановых вопросов.
7.13. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящим Регламентом, к рассмотрению не принимаются.
7.14. Заседания Коллегии оформляются протоколом. Протокол ведется и оформляется секретарем, который назначается постановлением главы администрации района, затем передается в отдел организационной работы и информатизации администрации района не позднее чем через 10 дней после заседания Коллегии, представляется на подпись главе администрации района.
При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты решений Коллегии с приложениями к ним в соответствии с пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки приглашенных.
7.15. После обсуждения вопроса на Коллегии окончательная доработка проектов решений Коллегии производится ответственными за подготовку вопросов в трехдневный срок (если на заседании не был оговорен иной срок) и с визой заместителя главы администрации района, курирующего данный вопрос, сдаются в отдел организационной работы и информатизации администрации района для представления главе администрации района на подпись. По итогам рассмотрения вопроса на коллегии может быть принято постановление главы администрации района.
7.16. Заседания Коллегии могут протоколироваться в подробной записи, в том числе с использованием технических средств. Может также вестись краткая запись протокола.
7.17. Организационно-техническое обеспечение деятельности Коллегии возлагается на управляющего делами администрации района и отдел организационной работы и информатизации администрации района.
8. Порядок подготовки постановлений и распоряжений
главы администрации района
8.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом района глава администрации района в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации района вносятся заместителями главы администрации района (в соответствии с распределением обязанностей), управляющим делами администрации района, руководителями и специалистами структурных подразделений администрации района, руководителями федеральных и государственных органов власти, муниципальных учреждений района.
8.2. Требования к содержательной стороне проектов исполнительно-распорядительных документов:
текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования;
документ представляется одновременно как на бумажном, так и на магнитном носителе (формат файлов документов должен соответствовать программному обеспечению администрации района);
в преамбуле документа указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; в преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует;
преамбула в постановлениях главы администрации района завершается словами администрация района постановляет;
в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным документом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением;
в проекте, в случае необходимости, должны быть определены порядок и сроки вступления в силу распорядительного документа и указания о его официальном опубликовании в установленном порядке;
в приложениях к постановлениям и распоряжениям главы администрации района помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения документа;
приложения к постановлениям и распоряжениям главы администрации района должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую им юридическую силу, подписываются руководителем, подготовившим документ и отвечающим за его содержание;
если в тексте документа написано: "утвердить согласно приложению", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения.
Наименования упоминаемых в документах органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.
8.3. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации района визируются заместителем главы администрации района в соответствии с распределением обязанностей, исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения администрации района, подготовившего документ, согласовываются с заинтересованными должностными лицами, имеющими отношение к реализации изложенных в проекте вопросов.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации района, исполнение которых требует финансового обеспечения, в обязательном порядке визируются начальником финансового отдела администрации района.
Проекты постановлений и распоряжений главы администрации района, после согласования должностными лицами, визируются главным юрисконсультом, управляющим делами.
Срок согласования проектов постановлений и распоряжений главы администрации района в структурных подразделениях администрации района не должен превышать более трех рабочих дней.
Если документ требует более глубокого изучения, срок может быть продлен по согласованию с главой администрации района, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
8.4. Согласование постановлений и распоряжений главы администрации района проводят структурные подразделения или должностные лица, готовившие проекты.
Исполнители несут ответственность за своевременное прохождение и подписание документа.
Все поступившие замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования или на отдельном листе, рассматриваются в подразделении, подготовившем проект документа, учитываются или обоснованно отвергаются. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта постановления или распоряжения, прилагает пояснительную записку, в которой указывает, какие замечания учтены, обосновывает разногласия. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения главой администрации района.
8.5. Проекты постановлений и распоряжений главы администрации района передаются управляющему делами администрации района, который проверяет соответствие их подготовки требованиям, установленным настоящим Регламентом.
Управляющий делами представляет согласованные проекты постановлений и распоряжений на подпись главе администрации района.
8.6. Подписанные главой администрации района постановления и распоряжения в трехдневный срок регистрируются, тиражируются отделом организационной работы и информатизации администрации района и рассылаются исполнителям и заинтересованным организациям согласно списку рассылки.
8.7. Постановления и распоряжения главы администрации района, носящие нормативный характер и (или) затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, должны быть опубликованы официально для всеобщего сведения, при этом в решение в обязательном порядке включается пункт о его опубликовании.
9. Организация работы со служебными документами
в администрации района
3.1. Служебные документы (корреспонденция), адресованные главе администрации района и в администрацию района, поступают в приемную главы администрации района, где они регистрируются и в день поступления передаются главе администрации района на рассмотрение.
Для документов, поступающих после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.
Служебная информация, поступающая по факсимильной связи и электронной почте, регистрируется специалистом приемной главы администрации района в журнале регистрации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации района.
9.2. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определены в Инструкции.
9.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции главы администрации района и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись главы администрации района и дату. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Дополнительная резолюция допустима в том случае, если она детализирует механизм исполнения документа.
9.4. С резолюцией главы администрации района документ возвращается специалисту приемной главы администрации района для регистрации и передачи лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в приемную главы администрации района. Ответственным за исполнение документа обязательно дается ответ заявителю.
9.5. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.
Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа. Исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность исполнения документов.
9.6. Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.
9.7. Срок исполнения служебных документов определяется главой администрации района и указывается в резолюции.
Если документ не может быть исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения согласовывает с главой администрации района изменение срока, о чем ставит в известность специалиста приемной главы администрации района.
9.8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя структурного подразделения или управляющего делами администрации района передать не исполненный документ другому должностному лицу, поставить в известность специалиста приемной главы администрации района о принятых изменениях.
Не переданные исполнителями документы считаются не исполненными.
9.9. Документы с резолюцией главы администрации района с конкретным сроком исполнения ставятся специалистом приемной главы администрации района на контроль.
Ежемесячно специалист приемной главы администрации района готовит информацию для главы администрации района о прохождении документов в администрации района.
Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных правовых актов при подготовке, оформлении, представлении и сроков исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.
9.10. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной главой администрации района, заместителями главы администрации района, управляющим делами, производится специалистом приемной главы администрации района; подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.
9.11. Деловая переписка между структурными подразделениями администрации района осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
Сроки исполнения документов по запросам, просьбам, поручениям и т.п. должны соответствовать требованиям Инструкции.
В случаях, когда сроки получения ответов на запросы, просьбы, поручения и т.п. ограничены, их отправление запрашиваемой стороне осуществляется телефонограммой или с использованием электронной факсимильной связи. В этом случае телефонограмма или факсограмма регистрируется, принимается на контроль и исполняется в соответствии с Инструкцией. Оригинал документа направляется почтой.
10. Порядок работы с письменными и устными обращениями
граждан в администрации района
10.1. Обращения граждан поступают главе администрации района в виде предложений, заявлений и жалоб.
10.2. Прием и регистрация обращений граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.
10.3. Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках и рассматриваются главой администрации района, заместителями главы администрации района, управляющим делами администрации района, руководителями структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.
10.4. Ответственные исполнители принимают меры к разрешению вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в сроки, определенные действующим законодательством, если иные не установлены главой администрации района, заместителями главы администрации района в резолюции регистрационно-контрольной карточки.
10.5. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут ответственные исполнители.
10.6. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел организационной работы и информатизации администрации района.
10.7. Обращения граждан в адрес главы администрации района, содержащиеся в газетных публикациях, рассматриваются так же, как письменные обращения граждан.
10.8. Контроль за сроками исполнения обращений граждан осуществляет помощник главы администрации района.
10.9. Прием граждан по личным вопросам ведется главой администрации района, заместителями главы администрации района в соответствии с графиком, утверждаемым распоряжением главы администрации района; руководителями структурных подразделений администрации - в соответствии с графиками структурных подразделений.
10.10. Запись на прием к главе администрации района, к заместителям главы администрации района осуществляется ведущим специалистом отдела организационной работы и информатизации ежедневно с 8.00 до 17.00, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
10.11. В праздничные дни прием обращений граждан ведет ответственный дежурный единой дежурно-диспетчерской службы, о чем он делает соответствующие записи в журнал учета дежурств.
10.12. В соответствии с действующим законодательством установлен следующий порядок личного приема граждан главой администрации района и заместителями главы администрации района:
глава администрации района - еженедельно по понедельникам;
первый заместитель главы администрации района - еженедельно по четвергам;
заместители главы администрации района - еженедельно по вторникам, средам, и пятницам.
10.13. Личный прием граждан проводится с 10.00 до 13.00 часов в соответствии с распоряжением главы администрации района.
10.14. После записи оформляются карточки личного приема, к которым прилагаются документы по вопросам, поставленным в обращениях граждан.
10.15. Во время приема граждан главой администрации района, заместителями главы администрации района могут присутствовать руководители структурных подразделений администрации района, руководители муниципальных учреждений, в компетенцию которых входит решение рассматриваемых во время приема вопросов.
10.16. Результаты рассмотрения обращения должны быть оформлены в виде резолюции на карточке приема с обязательной подписью ведущего прием.
10.17. После окончания приема главой администрации района карточки с поручением передаются исполнителям и ставятся на контроль в отделе организационной работы и информатизации администрации района. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе приема заместителями главы администрации района, осуществляется заместителями непосредственно.
10.18. Глава администрации района может проводить выездные приемы граждан по личным вопросам, а также проводить встречи с населением на территориях населенных пунктов района. Организация данной работы осуществляется в соответствии с планом работы главы администрации района. Анализ, обработку и контроль за выполнением обращений граждан во время выездных приемов и встреч с населением осуществляет помощник главы администрации района в соответствии с требованиями организации работы с обращениями граждан.
10.19. Дальнейшая работа проводится, как и с письменными обращениями граждан, в соответствии с Инструкцией.
11. Организация работы с кадрами
11.1. Работу с кадрами в администрации района осуществляет ведущий специалист отдела организационной работы и информатизации администрации района, который ведет реестр муниципальных служащих. На каждого работника администрации района ведется личное дело, содержащее сведения о прохождении работником муниципальной службы. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы либо на государственную службу, личное дело передается отделом организационной работы и информатизации администрации района по новому месту работы. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.
11.2. В целях эффективности подбора кадров составляется резерв на замещение должностей муниципальной службы.
11.3. Поступление на муниципальную службу и порядок прохождения муниципальной службы регулируется действующим законодательством Российской Федерации, законами Тамбовской области о муниципальной службе и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления района.
11.4. Работники администрации района принимаются на должность и увольняются распоряжением главы администрации района в соответствии с законодательством.
11.5. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципального служащего занимаемой должности муниципальной службы проводится его аттестация. Аттестация проводится не чаще одного раза в три года, но не реже одного раза в четыре года. Порядок и условия проведения аттестации определяются Положением, принятым решением районного Совета народных депутатов и в соответствии с постановлением, подписанным главой администрации района.
12. Организация документационного обеспечения администрации
района
12.1. Организация документационного обеспечения администрации района, подготовка документов к последующему хранению и исполнению осуществляется в соответствии с Инструкцией.
12.2. Ответственность за состояние делопроизводства и сохранность документов в администрации района возлагается на управляющего делами администрации района и отдел организационной работы и информатизации администрации района.
12.3. Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении у главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района, в структурных подразделениях администрации района, возлагается соответственно на специалиста приемной главы администрации района.
12.4. Руководитель структурного подразделения администрации района определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в указанные сроки, сохранность находящихся в структурных подразделениях служебных документов.
Срочная корреспонденция и телеграммы передаются для отправки немедленно.
12.5. Организация сбора, обработки и передачи документов постоянного хранения возлагается на отдел культуры, архивного дела, молодежной политики, физкультуры и спорта администрации района в соответствии с Инструкцией.
12.6. Документы, передаваемые для печати машинисткам муниципального казенного учреждения "Административно-хозяйственный центр по обеспечению деятельности администрации района" (далее по тексту - машинистки), оформляются с учетом требований Инструкции.
12.7. Документы, исполненные компьютерным способом, должны отвечать требованиям Инструкции.
12.8. Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза управляющего делами или начальника отдела организационной работы и информатизации администрации района.
12.9. Машинистками печатаются материалы только служебного характера.
Первоочередному печатанию подлежат материалы Коллегий, постановления и распоряжения главы администрации района. Печатание других материалов производится в порядке поступления. Если документ срочный, очередность печатания устанавливает управляющий делами администрации района.
12.10. Служебные документы, подлежащие ксерокопированию на множительных аппаратах, подготавливаются в соответствии с требованиями Инструкции.
12.11. Необходимость ксерокопирования служебных документов определяют руководители структурных подразделений.
Ксерокопирование материалов, кроме постановлений, распоряжений главы администрации района, производится с разрешения начальника отдела организационной работы и информатизации администрации района, а в отдельных случаях - управляющего делами администрации района. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
13. Оперативное хранение документов и дел.
Передача дел на хранение в архив
13.1. Должностной инструкцией на одного из работников каждого структурного подразделения администрации района возлагаются обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.
13.2. Руководители структурных подразделений администрации района несут ответственность за сохранность документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Тамбовской области по вопросам архивного дела.
13.3. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
13.4. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.
13.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района руководитель данного подразделения обязан принять меры для обеспечения сохранности документов в соответствии с существующим законодательством в области архивного дела, действующего на момент ликвидации или реорганизации.
Ответственность за организацию работы по передаче дел в архив возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) подразделения администрации района.
13.6. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не сдаются, а по истечении срока хранения, после согласования с администрацией района, уничтожаются по актам, которые утверждаются руководителем структурного подразделения администрации района.
14. Порядок решения администрацией иных вопросов своей
компетенции
14.1. Организационную работу, связанную с пребыванием на территории района официальных делегаций, осуществляет управляющий делами администрации района.
14.2. Официальные приемы главой администрации района представителей общественности, трудовых коллективов, ветеранских организаций проводятся по предложениям структурных подразделений администрации района в соответствии с распоряжениями главы администрации района.
14.3. Порядок проведения пресс-конференций для средств массовой информации главы администрации района, заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений устанавливается главой администрации района.
Организация проведения пресс-конференций возлагается на помощника главы администрации района.
14.4. Направление представителей администрации района на областные мероприятия (собрания, конференции, торжественные заседания и пр.) организует на основании списков, утвержденных главой администрации района, управляющий делами администрации района.
14.5. Чествование и поздравление заслуженных жителей района, предприятий, организаций, творческих коллективов, воинских формирований, населения района от имени главы администрации района проводятся по случаю юбилеев, памятных дат, профессиональных праздников.
Предложения о чествованиях и поздравлениях вносят главе администрации района структурные подразделения администрации района (по отраслям) не позднее чем за 10 дней до юбилейной даты.
Организация торжеств проводится на основании распоряжений главы администрации района под руководством управляющего делами администрации района и помощника главы администрации района.
14.6. Вопросы награждения Почетной грамотой администрации района, Благодарственным письмом администрации района осуществляется в соответствии с Положением, утвержденным районным Советом народных депутатов.
Структурные подразделения администрации района на основании ходатайств предприятий, учреждений, организаций вносят предложения главе администрации района о награждении не позднее чем за 5 рабочих дней до даты награждения. Оформление материалов о награждении Почетной грамотой администрацией района и Благодарственным письмом производится отделом организационной работы и информатизации администрации района в соответствии с Положением.
14.7. Согласование представлений на государственные награды, почетные звания производятся главой администрации района.
Материалы по представлению к государственным наградам, Почетным званиям рассматриваются комиссией, созданной постановлением главы администрации района.
14.8. Вопросы присвоения звания "Почетный гражданин Знаменского района" рассматриваются в соответствии с Положением "О Почетном гражданине Знаменского района", утвержденным районным Советом народных депутатов.
15. Режим работы администрации района
15.1. В целях упорядочения организации рабочего времени в администрации района устанавливается следующий режим рабочего дня:
8.00 - начало рабочего дня;
13.00 - 14.00 - перерыв на обед;
17.00 - окончание рабочего дня.
15.2. Любое отсутствие муниципального служащего на рабочем месте допускается только с предварительного разрешения непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения).
Основанием для временного освобождения муниципального служащего от службы является листок временной нетрудоспособности либо иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае невыхода на службу по причине болезни, муниципальный служащий обязан незамедлительно поставить в известность непосредственного руководителя.
15.3. В праздничные дни назначаются ответственные дежурные по району - заместители главы администрации района, управляющий делами и руководители структурных подразделений администрации района. График дежурства составляется управляющим делами и утверждается главой администрации района.
15.4. Ответственность за соблюдение муниципальными служащими режима работы и правил внутреннего распорядка несут руководители структурных подразделений администрации района.
16. Организация контроля исполнения документов
в администрации района
16.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения вопросов, содержащихся в документах.
16.2. Общий контроль за исполнением распорядительных документов главы администрации района осуществляет управляющий делами администрации района и отделом организационной работы и информатизации администрации района.
16.3. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа.
Обязательному контролю подлежат:
постановления и распоряжения главы администрации области,
постановления и распоряжения главы администрации района;
поручения главы администрации района;
предложения, заявления, жалобы граждан;
протесты и представления прокурора района;
письма, заявления и другая корреспонденция предприятий, организаций, учреждений, жителей района.
16.4. По указанию главы администрации района на контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.
16.5. Контроль за исполнением документов возлагается на заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района и руководителей структурных подразделений администрации района.
16.6. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются ответственным в виде информации предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:
ежемесячно - отделом организационной работы и информатизации администрации района;
еженедельно - ведущим специалистом отдела организационной работы и информатизации администрации района.
16.7. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют главе администрации района:
отдел организационной работы и информатизации администрации района по исполнительно-распорядительным документам - ежеквартально;
ведущий специалист отдела организационной работы и информатизации администрации района - ежемесячно.
16.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только тем руководителям, который его рассматривал и ставил на контроль.
16.9. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц и структурные подразделения администрации района, указанные в документах, контрольных карточках, а также лиц, установленных резолюцией главы администрации района, заместителей главы администрации района и управляющего делами администрации района.
16.10. Срок исполнения распорядительных документов исчисляется в календарных днях с момента его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.
16.11. Информация по исполнению документа, отдельного мероприятия представляется ответственными за исполнение в отдел организационной работы и информатизации администрации района на имя главы администрации района.
Непредставление информации в сроки, указанные в контрольном документе, означает неисполнение документа, мероприятия.
16.12. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том - кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются (копии) поручений и соответствующих документов.
16.13. Для снятия с контроля распорядительных документов отдел организационной работы и информатизации готовит соответствующие документы о снятии с контроля указанных документов.
Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.
17. Взаимодействие администрации района с районным
Советом народных депутатов
17.1. Взаимодействие администрации района с районным Советом народных депутатов осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тамбовской области, Уставом района и настоящим Регламентом.
Координация взаимодействия между структурными подразделениями администрации района и районным Советом народных депутатов осуществляется управляющим делами администрации района, указания которого в сфере координации этой деятельности обязательны для исполнения всеми должностными лицами администрации района.
17.2. Подготовка проектов решений для внесения их на рассмотрение районного Совета народных депутатов осуществляется в соответствии с Инструкцией.
17.3. Согласованные проекты решений районного Совета народных депутатов предоставляются в приемную главы администрации района для их регистрации и направления в районный Совет народных депутатов для включения в повестку дня очередной сессии.
17.4. Нормативные правовые акты, принятые районным Советом народных депутатов, направляются в администрацию района.
17.5. Нормативные правовые акты, принятые районным Советом народных депутатов, направляются для обнародования в установленном порядке, а также тиражируются и рассылаются исполнителям и заинтересованным лицам согласно списку рассылки.
18. Соблюдение законности в деятельности администрации
района
18.1. Глава администрация района организует выполнение законодательства Российской Федерации и Тамбовской области, осуществляет контроль за его соблюдением на территории района в пределах своих полномочий.
18.2. Контроль за соблюдением законности в деятельности структурных подразделений администрации района осуществляют заместители главы администрации района и управляющий делами. В этих целях заместители главы администрации района и управляющий делами проверяют соответствие требованиям законодательства и согласовывают:
представляемые на подпись главе администрации района проекты постановлений и распоряжений, а также других документов правового характера;
проекты решений районного Совета народных депутатов;
договоров, соглашений, протоколов намерений и иных документов, принимаемых от имени главы администрации района.
19. Гласность и информирование населения о деятельности
администрации района
19.1. Гласность в работе главы администрации района осуществляется помощником главы администрации района, управляющим делами администрации района, которые организует работу в данном направлении с участием главы администрации района и других руководителей администрации района, обеспечивают информирование населения о деятельности главы администрации района.
19.2. Постановления и распоряжения главы администрации района и другие распорядительные акты подлежат обязательному опубликованию в печатном средстве массовой информации органов местного самоуправления муниципального образования - Знаменский район "Информационный бюллетень", а также размещению на официальном сайте администрации района в сети "Интернет", по его поручению подлежат опубликованию в печати.
19.3. В случае обращения граждан по вопросу ознакомления с документами и материалами, затрагивающими их права и свободы, администрация района обязана обеспечить им такую возможность.
19.4. Руководители структурных подразделений администрации района оперативно информируют управляющего делами администрации района о мероприятиях и событиях, затрагивающих интересы жителей района.
19.5. Должностные лица администрации района, в соответствии с графиком, утверждаемым главой администрации района, информируют население района о деятельности администрации района на собраниях (сходах) граждан, посредством выступлений в средствах массовой информации. С информацией выступают глава администрации района, заместители главы администрации района, помощник главы администрации района, руководители и специалисты структурных подразделений администрации района, а также руководители предприятий и учреждений.
19.6. Организация работы по проведению информационных встреч, анализу и обобщению поступивших от населения вопросов, подготовка аналитических материалов главе администрации района возлагается на помощника главы администрации района.
20. Использование гербовой печати
20.1. Гербовая печать администрации района хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях, расчетных чеках и других денежных документах, на титульных списках и других подлинных документах, где воспроизводство гербовой печати предусмотрено соответствующими нормативными актами. Документы, на которых ставится гербовая печать, подписываются главой администрации района или должностными лицами администрации района, которым главой администрации района делегировано право подписи.
21. Использование символики Знаменского района
Администрация Знаменского района может использовать свою официальную символику (герб и флаг Знаменского района). Порядок воспроизведения и использования официальной символики Знаменского района утверждается постановлением администрации района.
22. Заключительные положения
22.1. Работа главы администрации района, администрации района, ее структурных подразделений строится на основании настоящего Регламента.
Внутренний распорядок и организация работы администрации района определяется главой администрации района.
22.2. Поправки и дополнения в настоящий Регламент вносятся главой администрации района по предложениям заместителей главы администрации района, управляющего делами, руководителей структурных подразделений администрации района.
22.3. Несоблюдение требований настоящего Регламента влечет за собой дисциплинарную ответственность работников администрации района.
Управляющий делами администрации района
Т.В.Зимина
------------------------------------------------------------------